Wszyscy jesteśmy świadomi wielkiej ewolucji, jakiej doświadczamy w sposobach komunikowania się i otrzymywania informacji. W wielu naszych interakcjach zrezygnowaliśmy z papieru. Jednym z postępów technologicznych sprzyjających cyfryzacji wymiany gospodarczej jest dematerializacja podpisu. Warto zatrzymać się na chwilę, aby wyjaśnić, czym jest podpis elektroniczny i jakie są jego zalety dla przedsiębiorcy.
Co to jest podpis elektroniczny?
Od wielu wieków człowiek odręcznie wypisuje spersonalizowany napis, najczęściej oparty na imionach i nazwiskach, aby poświadczyć swoją zgodę na treść dokumentu. Wszyscy znamy odręczny podpis i jego różne reprezentacje, od nieczytelnych bazgrołów po bardzo elegancką kaligrafię.
Potrzeba 100% formatu elektronicznego.
Kiedy cyfryzacja dotarła do świata dokumentów wymagających podpisu, pierwszym rozwiązaniem, jakie sobie wyobrażono, było skanowanie dokumentów, począwszy od papierowych kopii podpisanych wcześniej ręcznie. Nie było to jednak rozwiązanie zadowalające i nie dawało w pełni elektronicznej odpowiedzi, gdyż wymagało wykonania kilku pośrednich kroków. Konieczne było wynalezienie podpisu cyfrowego, który mógłby uprościć ten proces.
Pojęcie podpisu elektronicznego.
W Unii Europejskiej definicja i regulacja pojęcia podpisu elektronicznego jest ujęta w rozporządzeniu numer 910 opublikowanym w roku 2014. Tekst definiuje podpis elektroniczny jako “dane w formie elektronicznej dołączone do innych danych elektronicznych używanych przez podpisującego do składania podpisu lub logicznie z nimi powiązane”.
Podobnie jak w przypadku złożenia odręcznego podpisu na papierze, gdy używasz podpisu cyfrowego, wskazujesz swój zamiar zaakceptowania treści dokumentu, lub innej informacji cyfrowej. Innymi słowy, jest to pojęcie prawne, wykazujące Twoją intencję jako sygnatariusza, aby być związanym warunkami podpisanego dokumentu.
Wymierne korzyści dla Twojej firmy.
Gwarancja prawna.
Ponieważ podpis jest przede wszystkim pojęciem prawnym, warto wiedzieć, że rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego pozwalają na pełną identyfikowalność procesu podpisywania. Tworzony jest rekord z wszystkimi cyfrowymi dowodami podpisu, takimi jak data, godzina, nazwa podpisującego, adres IP i więcej gwarancji. W przypadku zaawansowanego podpisu elektronicznego podpisujący jest jednoznacznie identyfikowany i zagwarantowana jest integralność podpisanego dokumentu. Wszystko to jest bardzo ważne, aby móc później udowodnić legalność i prawdziwość podpisów w ewentualnym sporze prawnym.
Oszczędność czasu i pieniędzy.
Możliwość podpisania dokumentu cyfrowego bezpośrednio z dowolnego urządzenia to wielka oszczędność czasu w każdym obszarze, czy to w procesie sprzedaży, zatrudniania pracowników, czy też w przypadku innych funkcji firmy. Ta zwiększona wydajność oznacza również oszczędności finansowe, ponieważ pracownicy potrzebują mniej czasu na wykonanie tych samych zadań. A ponieważ dokumentów nie trzeba już drukować ani wysyłać pocztą czy kurierem, oszczędności są jeszcze większe.
Lepsze doświadczenia klientów i pracowników.
Każdy, kto wchodzi w interakcję z Twoją firmą, wolałby mieć płynne i szybkie doświadczenie niż skanowanie dokumentów i tracenie czasu na procesy administracyjne. Tak więc, przy użyciu e-podpisu, jedną z największych zalet jest możliwość zaoferowania lepszych doświadczeń klientom, pracownikom i różnym stronom trzecim, poprawa wizerunku firmy i być może stworzenie lepszych możliwości biznesowych.
Zmniejszony negatywny wpływ na środowisko.
Dbanie o planetę to priorytet dla każdego. Dzięki podpisom cyfrowym nie tylko unikniesz niepotrzebnego marnowania papieru, tuszu czy energii. Ponieważ nie musisz już wysyłać fizycznych dokumentów kurierem lub pocztą, zmniejszasz również wpływ Twojej firmy na środowisko w zakresie transportu oraz paliwa.
